Un cambio de gestoría sale bien cuando se cuidan cuatro cosas: el contrato, la documentación, las representaciones ante la Administración y el calendario.
Muchas empresas se quedan con un asesor que ya no les conviene por miedo al cambio: a dejar pasar un plazo, a perder papeles, a dejar un asunto fiscal a medias. El miedo es comprensible, pero es manejable. Un cambio planificado con orden, y hecho en el momento adecuado, es una tarea rutinaria.
1Revise el contrato y avise
Compruebe el plazo de preaviso, el posible periodo mínimo de permanencia y qué incluye el servicio. Avise por escrito, de una forma que deje constancia de la recepción, indicando la fecha a partir de la cual se hace efectivo el cambio. Suele ser mejor fijar esa fecha al final de un periodo (un mes o un trimestre) que a mitad de uno. Pida a la gestoría saliente que confirme por escrito qué obligaciones seguirá atendiendo hasta entonces.
2Pida la documentación y recójala
La gestoría tendrá en su poder parte de su documentación. El Código de Comercio obliga a los empresarios a conservar los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes de su negocio, debidamente ordenados, durante seis años desde el último asiento realizado en los libros (artículo 30), y usted tiene derecho a los originales o copias de lo que es suyo. Pida los libros de contabilidad y el balance de sumas y saldos, las cuentas anuales y sus justificantes de depósito, las declaraciones tributarias de los últimos periodos, las facturas y los libros registro, los libros societarios, los expedientes de nóminas y personal y los certificados electrónicos que la gestoría pueda tener custodiados.
En cuanto a los datos personales, el asesor que los trata por cuenta de usted debe, a su elección, suprimir o devolver todos los datos al terminar el servicio, y eliminar las copias existentes salvo que una norma obligue a conservarlos (artículo 28 del Reglamento general de protección de datos). En España es el cliente quien decide si los datos se destruyen, se devuelven o se entregan a un nuevo encargado (Ley Orgánica 3/2018, artículo 33). Es razonable, por tanto, pedir que los datos se entreguen directamente a la nueva gestoría.
3Cambie las representaciones y los accesos
Antes de que salga la anterior gestoría, la nueva debe estar en su sitio. Ante la Agencia Tributaria, la representación se otorga mediante el Registro de apoderamientos: el poderdante puede revocarla en cualquier momento, y la revocación surte efectos desde que se comunica fehacientemente, con una opción de revocación masiva de todos los poderes otorgados a una misma persona. Los poderes inscritos en el registro tienen una vigencia máxima de cinco años. Revise también las autorizaciones ante la Seguridad Social (el sistema RED, por el que se comunican las altas y las cotizaciones), la Agència Tributària de Catalunya y, en su caso, las administraciones locales, además del acceso a la banca electrónica y los certificados digitales.
Hay un punto que merece especial cuidado. Las empresas están obligadas a relacionarse por medios electrónicos con la Administración, y la dirección electrónica a la que llegan las notificaciones puede estar vinculada a la gestoría saliente. Asegúrese de que los avisos llegarán a quienes ahora se ocupan del asunto, y de que no queda nada sin leer en la cuenta de otra persona: una notificación no abierta en diez días naturales se entiende rechazada, y los plazos siguen corriendo.
4Elija el momento
El calendario es el corazón de un traspaso limpio. Las declaraciones trimestrales de IVA y retenciones se presentan, por regla general, en los veinte primeros días de abril, julio y octubre, y en enero la del cuarto trimestre. En una sociedad cuyo ejercicio acaba el 31 de diciembre, los administradores deben formular las cuentas en tres meses, la junta general debe aprobarlas dentro de los seis primeros meses y deben depositarse en el Registro Mercantil dentro del mes siguiente a la aprobación (Ley de Sociedades de Capital, artículos 253, 164 y 279). El Impuesto sobre Sociedades se presenta en los 25 días naturales siguientes a los seis meses posteriores a la conclusión del periodo impositivo: con cierre en diciembre, en los primeros veinticinco días de julio (Ley del Impuesto sobre Sociedades, artículo 124).
El momento más sencillo es justo después de presentar un trimestre y, si es posible, después de cerrar las cuentas del ejercicio. Así la nueva gestoría recibe un periodo completo, con las conciliaciones bancarias hechas y un balance de apertura que coincide con las cuentas presentadas.
5El primer trimestre con el nuevo equipo
Pida una revisión inicial: que los saldos de apertura coinciden con las cuentas anuales, que no hay obligaciones atrasadas, que los datos censales están al día y que todos los vencimientos del año figuran en un calendario. Una buena gestoría querrá saber también qué se ha acordado con la Agencia Tributaria y qué está pendiente.
Fuentes. Código de Comercio (artículo 30); Reglamento (UE) 2016/679 (artículo 28); Ley Orgánica 3/2018 (artículo 33); Ley de Sociedades de Capital, Real Decreto Legislativo 1/2010 (artículos 164, 253 y 279); Ley 27/2014 del Impuesto sobre Sociedades (artículo 124); Ley 39/2015 (artículos 14 y 43); Agencia Tributaria, Registro de apoderamientos.
En Pearson Specter, con nuestros asociados, esto forma parte del servicio «Fiscal y contable» del área de Empresas.
Esta guía es orientativa: cada cambio se planifica según la empresa y su calendario.
Este artículo es información general. No es asesoramiento jurídico, fiscal ni de inversión, y no tiene en cuenta las circunstancias particulares de nadie.
