- Si la Inspección detecta una alta que no se comunicó, la Seguridad Social puede darla de oficio, y la nueva norma blinda ese proceso.
- Una baja solicitada mientras tanto no extingue la obligación de cotizar por los periodos que la Inspección investiga.
- El informe de la Inspección pasa a ser obligatorio para resolver una baja de un trabajador que se dio de alta de oficio.
El 3 de agosto de 2018 el Gobierno aprobó el Real Decreto 997/2018, publicado en el BOE el 4 de agosto y en vigor desde el 5. Modifica el Reglamento general sobre inscripción de empresas y afiliación, altas, bajas y variaciones de datos de trabajadores, en concreto sus artículos 31 y 35.
El cambio es técnico, pero su alcance práctico es claro. Cuando la Inspección de Trabajo comprueba que una empresa no había dado de alta a un trabajador, o que lo había hecho con retraso, la Tesorería General de la Seguridad Social puede actuar de oficio. El real decreto asegura que esos procedimientos puedan llegar a su resolución sin verse alterados por solicitudes posteriores que contradigan lo que la Inspección ha comprobado.
Cómo funcionan las altas de oficio
La Seguridad Social se basa en la obligación de comunicar altas, bajas y cambios de datos dentro de plazos concretos. Cuando no se cumple, y la Inspección lo detecta durante una visita o una comprobación, se inicia un procedimiento de oficio para regularizar la situación del trabajador y reclamar las cotizaciones debidas. La alta de oficio sirve para que el trabajador tenga cubiertos sus derechos y para que la empresa regularice su deuda.
El reglamento ya preveía esa figura, pero dejaba un hueco: si, mientras tanto, la empresa o el trabajador solicitaban una baja que cubría los mismos periodos, el procedimiento podía complicarse o quedarse sin objeto. El nuevo texto cierra ese hueco y busca evitar que se utilice una solicitud de baja como forma de esquivar los efectos de la actuación inspectora.
Qué dice exactamente la reforma
El artículo 31.3 establece que, para resolver una solicitud de baja de un trabajador dado de alta de oficio a instancias de la Inspección, el informe de esta pasa de ser facultativo a obligatorio. Es decir, la Tesorería no podrá resolver sin conocer lo que la Inspección ha comprobado. El artículo 35 añade un apartado nuevo: las solicitudes de baja y de variación de datos que afecten a periodos incluidos en las actas de la Inspección, que han dado lugar a un procedimiento de oficio, no producirán efectos ni extinguirán la obligación de cotizar hasta que concluyan los trámites.
El real decreto afirma que no impone nuevas cargas administrativas a empresas ni a trabajadores, y no cambia el contenido de las obligaciones. Lo que modifica es el efecto de determinadas solicitudes mientras un procedimiento de oficio está en marcha. La norma es una pieza más en la línea de refuerzo de la lucha contra el fraude laboral que el Gobierno ha emprendido en las últimas semanas.
Qué conviene revisar
Las empresas deberían asegurarse de que las altas y bajas se comunican en plazo y con las fechas reales, porque corregir después con efectos retroactivos es cada vez más difícil. Conviene conservar contratos, partes de trabajo, registros de horas y comunicaciones con la gestoría, que son la prueba de cuándo empezó y terminó realmente cada relación laboral.
Si se recibe una visita o un requerimiento de la Inspección, lo prudente es no presentar bajas retroactivas sin asesoramiento previo y consultar con el asesor laboral qué documentación aportar. Los trabajadores, por su parte, pueden revisar su informe de vida laboral para comprobar que los periodos trabajados constan correctamente.
La puntualidad y la veracidad en las comunicaciones a la Seguridad Social son la forma más sencilla de evitar problemas.
Este artículo es información general. No es asesoramiento jurídico, fiscal ni de inversión, y no tiene en cuenta las circunstancias particulares de nadie.
