- Un protocol familiar és un acord escrit per decidir amb calma el que, sense ell, es decideix enmig d’una discussió.
- Recull qui entra, qui decideix i com se surt de l’empresa i del patrimoni compartit.
- No substitueix el testament ni els estatuts: es coordina amb ells i es revisa cada cert temps.
Quan una família comparteix una empresa o un patrimoni, les decisions difícils arriben tard o d’hora: qui entra, qui decideix, què passa si algú vol sortir. El protocol familiar és la manera de pactar-ho abans que calgui.
Moltes famílies senten que parlar-ne és pressuposar un conflicte. És al revés: se’n parla precisament perquè la relació és bona i es vol conservar. El que deteriora la convivència poques vegades és la manca d’afecte; és la manca de regles clares quan apareix una decisió que afecta tothom, com l’entrada d’un familiar a l’empresa, una oferta de compra o un desacord sobre els beneficis.
Què és
Un acord entre els membres de la família que recull com es relacionen amb l’empresa i amb el patrimoni comú: valors, òrgans de decisió i regles per als moments delicats.
No és un contracte mercantil més ni una declaració de bones intencions. És un document de treball, escrit en un llenguatge que tothom entengui, que combina principis (què vol ser aquella família com a propietària) amb regles concretes (com s’apliquen). Pot signar-lo tota la família, també qui no treballa a l’empresa, perquè a ells també els afecta. El seu valor és tant en el procés com en el paper: elaborar-lo obliga la família a parlar d’assumptes que d’altra manera s’ajornen.
Què sol incloure
Qui pot treballar a l’empresa i en quines condicions, com es prenen les decisions importants, què passa amb les participacions si algú vol vendre i com es prepara la generació següent.
El contingut varia d’una família a una altra. Alguns protocols dediquen bona part de l’extensió a la incorporació de familiars a l’empresa: formació exigida, experiència fora, criteris de retribució. Altres se centren en les decisions, amb un consell de família que es reuneix amb regularitat i una separació clara entre el que decideix la família i el que decideix la direcció. Molts regulen també com es valora l’empresa si un membre vol vendre.
Convé incloure a més com es resolen els desacords. Un protocol que preveu un camí per als conflictes (primer una conversa al consell de família, després una mediació i només com a últim recurs una via formal) evita que una discrepància puntual esdevingui una ruptura.
Quan fer-lo
Quan tot va bé. Pactar les regles en un moment tranquil és molt més fàcil que fer-ho enmig d’un conflicte o després d’una defunció.
Amb un conflicte obert, cada part negocia des de la seva posició. Quan tot va bé, tothom pot pensar en la família en conjunt, fins i tot en els qui encara no hi han entrat. És també un bon moment quan s’acosta un canvi, com el pas enrere del fundador o l’arribada d’una nova generació. No hi ha una edat bona o dolenta per començar: el que importa és que qui el signa hagi pogut discutir-lo i l’entengui.
Convé dedicar-hi temps. Sol requerir diverses reunions, i un facilitador extern ajuda que cada veu s’escolti.
Què no és
No substitueix el testament ni els estatuts de la societat: els complementa. Perquè funcioni, s’ha de coordinar amb ells i revisar cada cert temps.
Un protocol no està per sobre de la llei ni dels estatuts. Si una de les seves regles contradiu els estatuts, o el testament disposa una altra cosa, poden sorgir problemes d’eficàcia; per això convé revisar els documents junts amb un advocat i alinear-los. Tampoc és una cosa per guardar en un calaix: s’ha de conèixer, aplicar i actualitzar quan canvien les circumstàncies, amb nous membres, nous negocis o noves normes.
Un bon protocol no es nota en el dia a dia. Es nota el dia que cal i ningú no ha d’improvisar.
Aquest article és informació general. No és assessorament jurídic, fiscal ni d’inversió, i no té en compte les circumstàncies particulars de ningú.
