Un protocolo familiar es un acuerdo entre los propietarios de una empresa familiar. Qué es jurídicamente, qué suele incluir y cuándo conviene redactarlo.
Casi todas las empresas familiares empiezan sin reglas escritas. Mientras el fundador decide y los demás confían, no hacen falta. Los problemas llegan con la segunda generación, con los cónyuges de los hijos, con el primo que tiene participaciones pero no trabaja en la empresa o con una oferta de compra que unos quieren aceptar y otros no. El protocolo familiar es la herramienta para pactar esas reglas con calma y por adelantado.
Qué es, jurídicamente
El protocolo no es un tipo de contrato regulado por el Derecho de sociedades. La norma que lo menciona, el Real Decreto 171/2007, lo describe como el conjunto de pactos que firman los socios entre sí, o con familiares que no lo son, sobre una sociedad no cotizada, para ordenar las relaciones entre familia, propiedad y empresa. Jurídicamente es un pacto parasocial: obliga a quienes lo firman, pero no es oponible a la sociedad si se mantiene reservado (artículo 29 de la Ley de Sociedades de Capital).
Conviene pensar en tres planos. Lo que se refiere al comportamiento de la propia familia (valores, condiciones para que un familiar entre a trabajar, criterios de retribución, el foro donde se discuten los desacuerdos) funciona bien como pacto. Lo que debe vincular a la sociedad y a terceros (mayorías reforzadas, restricciones a la transmisión de participaciones, causas de exclusión de un socio) tiene que figurar también en los estatutos. Y lo que afecta a la herencia ha de ser coherente con los testamentos o, en Cataluña, con los pactos sucesorios: el Código civil de Cataluña permite que la escritura de un pacto sucesorio contenga estipulaciones propias de un protocolo familiar (artículo 431-7).
Cuándo hace falta
No todas las familias lo necesitan. Es razonable plantearse uno cuando se da alguna de estas situaciones: hay o habrá varios familiares como socios, sobre todo si no todos trabajan en la empresa; se acerca un relevo generacional o el fundador quiere dar un paso atrás; existen ramas familiares con intereses distintos, como hijos de varios matrimonios, o cónyuges que entran en el accionariado; ya han surgido discusiones sobre sueldos, dividendos o la incorporación de familiares; o nadie sabe con certeza qué pasaría si un socio quisiera vender o falleciera mañana.
Si la empresa tiene un único propietario y no hay hijos implicados, un protocolo aporta poco. En ese caso suelen bastar unos buenos estatutos y un testamento actualizado.
Qué suele incluir
No hay un contenido obligatorio, pero los protocolos más útiles tratan cinco asuntos. Primero, los valores y los objetivos de la familia como propietaria. Segundo, los órganos de diálogo, como una asamblea o un consejo de familia, y cómo se separan de la junta de socios y del consejo de administración. Tercero, las reglas para los familiares que quieren trabajar en la empresa o dirigirla: formación, experiencia fuera de la casa, evaluación y retribución. Cuarto, la política de dividendos y las reglas de entrada y salida de socios: valoración, derechos de adquisición preferente, qué ocurre con los cónyuges. Quinto, la preparación del relevo y la resolución de conflictos, que empieza por la conversación y la mediación.
Cómo se elabora
El proceso importa tanto como el texto. Lo habitual es empezar con entrevistas individuales para conocer las preocupaciones de cada uno, seguir con varias sesiones conjuntas y terminar con un borrador que se revisa con el abogado y el asesor fiscal de la familia antes de firmarlo. Un facilitador externo ayuda a que hablen todos, también los más callados. Habitualmente lleva entre tres y seis meses, según el tamaño de la familia y la complejidad de su patrimonio.
Firmarlo es voluntario y puede hacerlo toda la familia, también quienes no trabajan en la empresa. La sociedad puede además dar publicidad al protocolo en el Registro Mercantil: puede constar solo su existencia, depositarse una copia con las cuentas anuales o inscribirse los acuerdos sociales que lo desarrollan. Solo se hace público un protocolo por sociedad, la publicidad es siempre voluntaria y los datos relativos a la intimidad de los firmantes únicamente pueden publicarse con su consentimiento expreso (Real Decreto 171/2007).
Qué no resuelve
Un protocolo no sustituye a los estatutos, al testamento ni al criterio de un buen abogado y de un buen asesor fiscal. Tampoco garantiza la armonía: da reglas y un cauce para el desacuerdo. Hay que revisarlo cuando cambian las circunstancias, con nuevos socios, nuevos negocios o una nueva generación, y releerlo cada pocos años.
Fuentes. Real Decreto 171/2007, de 9 de febrero, sobre publicidad de los protocolos familiares; Ley de Sociedades de Capital, Real Decreto Legislativo 1/2010 (artículo 29); Código civil de Cataluña, libro cuarto (artículos 431-7 y 431-8).
En Pearson Specter, con nuestros asociados, esto forma parte del servicio «Sucesión y estructura familiar» del área de Patrimonio.
Esta guía es orientativa: cada familia y cada empresa se estudian por separado.
Este artículo es información general. No es asesoramiento jurídico, fiscal ni de inversión, y no tiene en cuenta las circunstancias particulares de nadie.
